El último día de feria tiene algo de alivio. Se desmonta el stand, el equipo vuelve cansado y la agenda de la oficina se ha acumulado durante la semana. Es comprensible que el seguimiento quede para “cuando tengamos un momento”. Pero es justo ahí donde se pierde buena parte de lo invertido.
Después de muchos años montando stands y acompañando a empresas en ferias, lo tenemos claro: la feria no termina cuando se apagan las luces del pabellón. Ese es el momento en que empieza el negocio de verdad. Estas son las claves para que los contactos de la feria se conviertan en clientes.
1. Las primeras 48 horas son decisivas
Durante una feria, un visitante habla con decenas de expositores. Una semana después, se acuerda de muy pocos. Los que escriben primero, con un mensaje personal y útil, tienen mucha ventaja.
Por eso el seguimiento se prepara antes de la feria. Conviene llevar redactados varios modelos de correo según el tipo de contacto (cliente actual, prospecto interesado, distribuidor, prensa) y personalizarlos con lo que se habló en el stand. Un mensaje que dice “como comentamos sobre vuestra nueva línea de producto, te adjunto la ficha técnica” funciona infinitamente mejor que un “gracias por visitar nuestro stand”.
2. No todos los contactos valen lo mismo
Volver con 300 contactos y tratarlos a todos igual es la forma más rápida de no avanzar con ninguno. Lo primero es clasificarlos: los que tienen una necesidad concreta y a corto plazo, los que tienen interés pero sin urgencia, y los que pasaron por el stand sin más.
Los primeros merecen una llamada o una reunión en los días siguientes. Los segundos, un seguimiento más pausado, con información útil y una propuesta de siguiente paso. Los terceros pueden entrar en la comunicación habitual de la empresa. Si durante la feria se han registrado los contactos con notas (y aquí la disciplina del equipo en el stand es clave), esta clasificación se hace en una mañana.
3. El contenido de la feria sigue trabajando
Las fotos y los vídeos de la feria no deberían quedarse en una carpeta. Bien planificados desde el principio, dan contenido para semanas: una crónica en el blog o en la web, una noticia en la newsletter, publicaciones en LinkedIn, piezas para las presentaciones comerciales e incluso material para la convocatoria de la próxima edición.
Este contenido también sirve para el seguimiento. Un correo con un breve vídeo resumen de la presentación que el contacto no pudo ver entera, o con las fotos del producto que le interesó, refuerza el recuerdo y da una excusa natural para retomar la conversación.
4. Recoge lo que han dicho los medios
Si ha habido trabajo de prensa antes y durante la feria, toca recoger los resultados: qué medios han publicado, con qué enfoque y con qué alcance. Ese seguimiento de prensa sirve para medir el impacto y, además, se puede aprovechar: una aparición en un medio especializado es un buen argumento para compartir con clientes y prospectos.
Y si hubo periodistas que mostraron interés pero no llegaron a publicar, es el momento de ofrecerles una entrevista, datos o imágenes que les faciliten el trabajo.
5. Haz balance con datos, no con impresiones
Unas semanas después, cuando el seguimiento ya está en marcha, toca hacer balance. ¿Cuántos contactos cualificados? ¿Cuántas reuniones? ¿Qué oportunidades se han abierto y cuántas se han convertido en pedido? ¿Cuánto ha costado cada contacto? ¿Qué ha funcionado en el stand y qué cambiaríamos?
Este análisis no solo justifica la inversión. Es la base para decidir si repetir, con qué tamaño de stand, con qué mensaje y con qué presupuesto. Y lo ideal es compartirlo con todo el equipo que estuvo en la feria: son quienes mejor saben qué ha pasado de verdad en el pasillo.
Del stand al cliente, con el mismo equipo
En Fairplay no nos limitamos a diseñar y montar el stand. Te acompañamos antes, durante y después de la feria: preparamos la convocatoria, gestionamos la prensa, hacemos la fotografía y el vídeo, recogemos los resultados en medios y te ayudamos a cerrar el balance. Todo con el mismo equipo, para que cada feria sea más rentable que la anterior.
Si quieres sacar más partido a tus próximas ferias, hablemos.