En cualquier congreso del sector se habla de inteligencia artificial, y los datos confirman que ya no es una moda. El 50% de los profesionales de eventos ya integra la IA en la planificación y la ejecución de sus eventos, según el último Meetings & Events Forecast de American Express Global Business Travel, elaborado a partir de una encuesta a 601 profesionales. En el sector ferial la cifra es aún mayor: el 87% de las empresas utiliza la IA de alguna forma, según el barómetro de UFI, la asociación mundial de la industria de exposiciones.
En el conjunto de la economía española el avance es más lento, pero rápido. El 21,1% de las empresas de 10 o más empleados utilizó la IA en el primer trimestre de 2025, 8,7 puntos más que un año antes, según el INE.
Asistentes virtuales, agendas personalizadas, traducción en directo, análisis de datos… La lista de promesas es larga, y no siempre está claro qué es útil hoy y qué sigue siendo más demostración que realidad. En Fairplay organizamos eventos y gestionamos comunicación cada día, y hemos ido incorporando la IA allí donde nos ahorra tiempo o mejora el resultado para el cliente. Esta es nuestra visión práctica de dónde aporta de verdad y dónde las personas siguen siendo imprescindibles.
1. Donde la IA ya ayuda: la gestión del asistente
La parte más madura es todo lo que rodea al asistente antes y durante el evento. No es casualidad que el uso más esperado por los profesionales sea precisamente este: el 35% prevé usar la IA para la comunicación con los asistentes y para conectar a asistentes y patrocinadores, según el estudio de Amex GBT.
Las plataformas de inscripción y las aplicaciones de eventos ya permiten responder automáticamente a las preguntas frecuentes (horarios, accesos, aparcamiento, wifi), enviar recordatorios en el momento adecuado y recomendar a cada asistente las sesiones o los contactos que más le pueden interesar según su perfil.
Para el organizador, esto significa menos correos repetitivos y más tiempo para lo que importa. Para el asistente, una experiencia más ágil. Eso sí, funciona bien cuando detrás hay información bien preparada: si los datos del evento son confusos o incompletos, el asistente virtual también lo será. Y hay una novedad legal que conviene conocer. Desde el 2 de agosto de 2026, el Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial obliga a avisar a los usuarios cuando están hablando con una IA. Un chatbot de evento tiene que dejar claro que no es una persona.
2. Idiomas: el gran salto
Una de las aplicaciones con más impacto es la traducción y la subtitulación en directo. Hoy es posible ofrecer subtítulos en varios idiomas en pantalla o en el móvil de cada asistente, con una calidad que hace pocos años era impensable y a un coste mucho menor que una cabina de interpretación completa.
No sustituye a los intérpretes profesionales en contextos donde cada matiz importa, como una negociación, una rueda de prensa internacional o un acto institucional. Pero abre la puerta a que eventos más pequeños sean accesibles para públicos de varios países. Y mejora mucho la accesibilidad. Según la Organización Mundial de la Salud, más de 1.500 millones de personas en el mundo viven con algún grado de pérdida auditiva, y 430 millones necesitan algún tipo de apoyo. La OMS calcula que en 2050 serán más de 2.500 millones. Unos subtítulos en directo dejan de ser un detalle y se convierten en una forma de no dejar a nadie fuera.
3. Contenido: más rápido, pero con criterio
La IA es muy útil para acelerar el trabajo de contenido. Puede transcribir ponencias, resumir las sesiones, preparar borradores de crónicas, adaptar textos a distintos formatos o agilizar la edición de los vídeos del evento. El 31% de los profesionales de eventos prevé usarla para crear contenido, según Amex GBT. Gracias a ella, el resumen de una jornada se puede publicar el mismo día, cuando antes se tardaba una semana.
Pero la clave está en la palabra “borrador”. Lo que publica una empresa sigue necesitando a alguien que decida qué es relevante, que revise los datos y que dé el tono adecuado. Un resumen generado automáticamente y publicado sin revisar puede contener errores, o simplemente sonar igual que cualquier otro. Además, la normativa europea exige identificar como tal el contenido generado por IA que informa al público sobre asuntos de interés general, salvo cuando ha pasado por una revisión humana o un control editorial real. La revisión, por tanto, ya no es solo una cuestión de calidad.
4. Datos: entender qué ha funcionado
Otra aportación valiosa está en el análisis: qué sesiones han tenido más asistencia, cuánto tiempo pasa la gente en cada zona, qué preguntas se repiten y qué opinan los asistentes en las encuestas. El 31% de los profesionales ya prevé usar la IA para medir la participación del público. Permite cruzar y resumir esta información mucho más rápido, y convertirla en decisiones para la próxima edición.
Aquí conviene ser prudente con la privacidad. Cualquier recogida de datos de los asistentes tiene que ser transparente, cumplir el Reglamento General de Protección de Datos y estar justificada por una mejora real del evento.
5. Lo que la IA no hace: la experiencia
Lo que la gente recuerda de un evento sigue siendo humano: una conversación interesante, un espacio que sorprende, una ponencia que emociona, un detalle que demuestra que alguien ha pensado en ellos. Los datos lo confirman. Según el informe de tendencias de Freeman de 2025, el 58% de los asistentes dice que lo que le motiva a ir a un evento presencial es el networking, frente al 39% de 2021. Y el 51% asegura que un buen networking es motivo suficiente para volver.
La IA puede ayudar a organizar, pero no decide qué historia quiere contar una marca, no elige el espacio que la representa ni resuelve con criterio el imprevisto de última hora. En un momento en que gran parte de la comunicación es digital, los eventos presenciales valen precisamente por eso: por el contacto directo entre personas. La tecnología tiene sentido cuando refuerza esa experiencia, no cuando la sustituye.
Tecnología donde suma, personas donde importa
En Fairplay incorporamos las herramientas de IA que mejoran tus eventos, como la gestión de inscripciones, el subtitulado, el contenido y el análisis. Y mantenemos lo que no se puede automatizar: un equipo con más de 35 años de experiencia que diseña la experiencia, coordina cada detalle y está allí el día del evento.
Si estás preparando un evento y quieres saber qué tecnología tiene sentido para él, hablemos.